#wirvsvirus: Warum jetzt jede Organisation ihren eigenen Hackathon braucht

von | Apr 2, 2020 | Coaching, Design Thinking, Veranstaltungskonzeption, Veranstaltungsmoderation

Mit 27.000 Teilnehmenden war #wirvsvirus der größte Hackathon, der jemals auf der Welt stattgefunden hat – und das ausschließlich digital. 1.200 Lösungsideen zur Corona-Krise wurden entwickelt. Ich selbst habe in der Vorbereitung geholfen, Teams als Coach unterstützt, und für t3n ein Feature über den Ablauf der Veranstaltung geschrieben.  In diesem Artikel erkläre ich, wie #wievsvirus organisiert wurde, was die großen Herausforderungen waren und warum es jetzt für jede Organisation lohnen kann, ihren eigenen virtuellen Hackathon zu organisieren.

Was ist eigentlich ein Hackathon?

Ein Hackathon ist ein „digitaler Ideenwettbewerb“, die vor allem in Konferenzräumen von Startups und Digital-Firmen stattfinden. Meist treffen sich dort ITler, UX-Designer und Webentwickler, um innerhalb von einem Wochenende vorgegebene Herausforderungen zu lösen, indem sie Apps, Homepages oder Roboter entwickeln. Seit einiger Zeit schwappt das Prinzip Hackathon auf die nicht-digitale Welt über. In Ideenwettbewerbern entwickeln Teilnehmende Lösungen, die nicht immer digital sein müssen. Mit Redesign Democracy habe ich beispielsweise einen Ideenwettbewerb zur Verbesserung der Demokratie konzipiert, und im D.Network haben wir die Konrad-Adenauer-Stiftung und die Stiftung Digitale Spielkultur unterstützt, eine Game Jam auszurichten, bei der Teilnehmende Computer- , Brett- und Kartenspiele entwickelt haben. #wirvsvirus war ein ergebnisoffener Hackathon, bei dem ganz generell Lösungen zur Coronakrise gesucht wurden. Dabei hat #wirvsvirus komplett im Internet stattgefunden. So einen ergebnisoffenen, virtuellen Hackathon kann mitten in der Corona-Krise jede Organisation und jedes Unternehmen gut gebrauchen: In nur 48 Stunden können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Probleme identifizieren, Ideen entwickeln und Lösungen auf den Weg bringen, um die ganze Organisation neu für die Zeit nach Corona zu positionieren.

Wie hat die Bundesregierung binnen weniger Tage so ein Projekt auf die Beine gestellt – inmitten der Corona-Krise?

Natürlich hat die Bundesregierung inmitten der Corona-Krise alle Hände voll zu tun und gar nicht die Kapazitäten, einen Hackathon auszurichten. Die Initiative kam von tech4germany, einem Fellowship-Programm, in dem Techies und Digitalisierungs-Experten für mehrere Monate an Herausforderungen der Bundesregierung arbeiten. In anderen vom Corona-Virus befallenen Ländern fanden bereits ähnliche Events statt, nach deren Vorbild denn auch der #wirvsvirus-Hackathon konzipiert wurde. Über ihren Kontakt zu Helge Braun, dem Chef des Bundeskanzleramts, konnte tech4germany das Bundeskabinett überzeugen als Mitveranstalter in den Hackathon einzusteigen. Ein Netzwerk aus weiteren Partner-Organisationen war schnell gefunden: Code for Germany, Impact Hub Berlin, der Prototype Fund, die Initiative D21, Project Together und das Social Entrepreneurship Netzwerk Deutschland.

Wie kann ein Hackathon mit 27.000 Teilnehmenden organisiert werden?

Dreh- und Angelpunkt der Community-Organisation war Slack, das ist ein Chatprogramm, das im Grunde wie ein sehr komplexes WhatsApp funktioniert. Bei der Einrichtung eines Slack-Teamspaces von solcher Größe ist es wichtig, sich im Vorfeld über eine Nummerierung der Chatgruppen Gedanken zu machen. Ich empfehle, Ordnungszahlen für die Kategorien der Diskussionsgruppen zu vergeben, beispielsweise 0 für „Wichtig“, 1 für „Projekte“, 2 für „Austausch“, 3 für „Sonstiges“, und dann die Gruppen entsprechend zu benennen. Alle wichtigen Chatgruppen beginnen nach diesem System mit einer 0 (#0_Ankündigung, #0_Deadlines, #0_Regeln) und erscheinen in alphabetischer Reihenfolge bei allen Teilnehmenden ganz oben; gleichzeitig erhält jeder Teilnehmende beim Suchen nach „#0_“ einen Überblick über alles, was wichtig ist. Danach kommen die Projektgruppen, die sich jeweils eine Ordnungszahl #1_ vor den Namen setzen, und so weiter. Zusätzlich zu Slack waren die Teilnehmenden von #wirvsvirus über Devpost organisiert, das ist ein Onlineportal, bei dem man als Team Schritt für Schritt Informationen zu seinem Projekt hochladen kann (Ideenskizze, Zielgruppe, Code, Logo etc). Videokonferenzen fanden über die Software Zoom statt; hier kann für Großgruppen über 100 Personen, also Webinare oder ähnliches, ein monatliches Premium-Paket hinzugebucht werden.

Virtuelles Anstoßen: Auch die Abschlussparty von #wirvsvirus fand coronakonform rein virtuell statt.

Welche Themen wurden bei #wirvsvirus behandelt und wie lief das Event ab?

In den Tagen vor dem Hackathon konnten Teilnehmende Vorschläge für Probleme einreichen, an denen sie arbeiten möchten. Über 800 Einsendungen kamen so zusammen, darunter 100 aus Bundesministerien. Ein Pool an Unterstützern, darunter ich mit ein paar Kolleginnen aus dem D.Network, haben diese Einsendungen sortiert und bewertet. Am Ende konnten wir die Herausforderungen zu 15 Handlungsfeldern zusammenfassen. Zu Beginn des Hackathons ordnete sich jeder Teilnehmer einem Thema zu, suchte Gleichgesinnte, eröffnete gemeinsam mit seinen Teammitgliedern eine neue Chatgruppe und fing ab da an, eigenverantwortlich zu arbeiten. Coaches wie ich halfen innerhalb der Teams dabei, das Problem zu verstehen, Lösungsvorschläge zu entwickeln, Etappenziele zu definieren und die Aufgaben in sinnvolle Pakete aufzuteilen. Die Organisatoren des Hackathons veröffentlichten in ihren Chatgruppen regelmäßig Updates mit den nächsten Schritten und Deadlines. Aber, Hand aufs Herz: Ein Hackathon dieser Größenordnung kann nicht top-down organisiert werden sondern lebt natürlich von flachen Hierarchien, von verteilten Entscheidungskompetenzen und von der Eigeninitiative jedes Einzelnen. Am Ende des Hackathons war es Aufgabe jedes Teams, seine Ergebnisse aus Devpost einzureichen, zusammen mit einem kurzen Präsentationsvideo. Alle Videos wurden in einem Youtube-Channel gesammelt.

Wie war die Stimmung beim Hackathon?

Helge Braun, der Chef des Bundeskanzleramtes, hat es auf den Punkt gebracht: „Die Teilnehmer haben in diesen Stunden das Internet zu dem gemacht, was es einmal war: ein Begegnungsort der besten und offensten Art.“ Tatsächlich habe ich in den 48 Stunden Hackathon fast nur konstruktive, hilfsbereite Teilnehmende erlebt. Wann immer irgendjemand eine Frage hatte, Unterstützung suchte oder technische Expertise benötigte, waren sofort mehrere andere Personen zur Stelle. Menschen, die sich gegenseitig nicht kannten und noch nie gesehen hatten, riefen sich gegenseitig an, trafen sich in Videokonferenzen, gaben sich gegenseitig die Bildschirmanzeige frei um sich Schritt für Schritt durch technische Tools hindurchzunavigieren. Das war aber auch erforderlich: Im Gegensatz zu herkömmlichen Hackathons, war bei #wirvsvirus die Anzahl der „digital immigrants“, also der Menschen ohne jegliche IT- oder Hackathon.Expertise, außergewöhnlich hoch. In den Teams kam es also darauf an, sich schnell gegenseitig zu unterstützen und auch diejenigen zu onboarden, die mit Technik-Problemen zu kämpfen hatten. So ein konstruktives Miteinander zu erzeugen ist gerade in Krisenzeiten immens wichtig: Menschen ziehen miteinander an einem Strang und kommen gemeinsam weiter, statt passiv jeder für sich im Homeoffice oder unter Quarantäne einfach nur abzuwarten.

Was waren Herausforderungen innerhalb der Teams?

Als Coach habe ich drei größere Herausforderungen ausgemacht, die den Teams die Arbeit erschwert haben: Verbindlichkeit, Timeboxing und Arbeitsteilung. Thema Verbindlichkeit: Wie bei Online-Communities so üblich, ist nur ein Bruchteil aller eingeloggten Nutzer auch wirklich aktiv bei der Sache dabei. Wenn ein Team aus 40 Personen besteht, von denen aber nur zehn Personen auf Nachrichten reagieren, dann dürfen diese zehn Personen nicht zu viel Zeit darauf verwenden auf die anderen 30 zu warten, sondern sollten sich schnell trauen loszulegen – denn immerhin sind nur 48 Stunden Zeit. Timeboxing: Es gibt Zeiten der Abstimmungsrunden und Videokonferenzen, und es gibt Zeiten, in denen produziert wird. Viele Teams taten sich schwer, ihre Arbeitsphasen entsprechend zu strukturieren, und eine Hauptaufgabe von mir als Coach war es dabei zu unterstützen. Arbeitsteilung: Häufig habe ich Teams beobachtet, in denen ein Großteil in die Chatgruppe geschrieben hat, wie ihre Lösungsidee aussehen soll, während die wenigen Personen mit IT-Skills bemüht waren all diese Wünsche in eine App zu programmieren. Meine Unterstützung als Coach sah dann so aus, dass ich beim Aufteilen der Arbeit geholfen habe: Wer keine IT-Skills hat, der kann ja durchaus einen Business Model Canvas ausfüllen, ein Logo designen oder die Tonspur für ein Video produzieren.

Wie geht es weiter?

In den 14 Tagen nach dem Hackathon hat eine Jury aus allen eingereichten Projekten eine Gruppe von 20 Gewinnern ausgesucht. Außerdem haben die Organisatoren des Hackathons gemeinsam mit dem Bundeskanzleramt ein Umsetzungsprogramm auf den Weg gebracht, das in den kommenden Wochen und Monaten diejenigen Teams aus dem Hackathon, die es mit ihrer Idee wirklich ernst meinen, durch Mentoring, Kontakte und finanzielle Förderung dabei unterstützen möchte, ihr Projekt auch wirklich umzusetzen.

Wie kann ich auch einen virtuellen Hackathon auf die Beine stellen?

Ein virtueller Hackathon kann ein Weg sein, mit einer größeren Gruppe von Menschen Lösungen für die Corona-Krise zu entwickeln. Wenn du eine eigene Organisation – etwa einen Verein, eine NGO oder ein Unternehmen – dazu bringen willst, proaktiv in die Zukunft nach Corona zu blicken und heute schon Lösungen zu entwickeln, die deine Mitarbeiter, deine Kundinnen und Kunden und vor allem die Welt morgen wirklich braucht, dann ist so ein virtueller Hackathon womöglich das Format, mit dem du innerhalb von 48 Stunden ein Maximum an Kreativität und Motivation freisetzen kannst. Bei Fragen zur Wahl der Themen, der passenden Software, und auch bei der Vorbereitung und Umsetzung helfe ich gerne, oder stelle Kontakt zu den Organisationen her die unterstützen können.

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