Wenn alle von zuhause aus arbeiten, verschwindet rasch das Teamgefühl. Wer arbeitet eigentlich grade an was? Und welchen Beitrag zum großen Ganzen kann ich selbst leisten? Für die Koordination eines Teams, für die Transparenz und die Aufgabenverteilung sind daher tägliche CheckIns und CheckOuts essentiell. Sie verbessern zudem das Teamgefühl und sind wichtig für die eigene Motivation.
Wegen der Corona-Krise dürften alle Unternehmen, denen es möglich ist, mittlerweile ins Homeoffice umgezogen sein. Die ersten Fragen, die sich stellen, sind häufig die nach den Tools: Mit welcher Software wollen wir Videotelefonie machen? Welches Programm nutzen wir als Dateiablage? Und was ist eine gute Online-Lösung fürs Projektmanagement? Der größte pain point der meisten Mitarbeitenden hingegen ist gar nicht technischer Natur. Viele Mitarbeitenden haben Probleme, sich zu organisieren. Es geht um Motivation, Teamwork und Effizienz. Ein einfacher aber wirkungsvoller Kniff, das Homeoffice auf ein neues Level zu heben, ist ein täglicher Team-CheckIn. Dieser Ansatz kommt aus dem agilen Projektmanagement und heißt dort „daily“ oder auch „stand-up“, weil die täglichen Meetings gerne im Stehen bei einer Tasse Kaffee abgehalten werden. Der Unterschied zur Morgenbesprechung ist, dass CheckIns und CheckOuts kurz und knackig ausfallen sollen, damit man auch noch zum Arbeiten kommt.
Was passiert im CheckIn?
Im CheckIn sagen sich alle Teilnehmenden Hallo. Das passiert, indem jede teilnehmende Person im Uhrzeigersinn drei Fragen beantwortet, die von einem Moderator oder einer Moderatorin vorgegeben werden. Frage Eins darf gerne persönlicher Natur sein, beispielsweise „Wie geht es dir heute?“ (liegt beispielsweise das eigene Kind mit Fieber im Bett, kann man das an dieser Stelle thematisieren, damit die Kolleg*innen empathisch Rücksicht nehmen können). Frage zwei bezieht sich auf die eigene Rolle in der Organisation, beispielsweise „Wie hast du den Umzug ins Homeoffice wahrgenommen?“. Frage Drei lautet stets „Was sind deine Ziele für den heutigen Tag“. Anschließend geht es an die Tagesplanung: Gemeinsam bespricht man, an welchen Projekten heute gearbeitet wird und wer welche Aufgaben übernimmt. Ein Kanban-Board, beispielsweise visualisiert im Trello, kann dabei helfen, zur Not tut es aber auch einfach eine Aufgabenliste in einem Google Doc. Im CheckIn wird identifiziert, wo einzelne Teammitglieder noch Abstimmungsbedarf haben. Ganz wichtig ist aber, diese Details nicht direkt im CheckIn abzustimmen – sonst zieht sich die Videokonferenz ewig! Vielmehr vereinbaren nur die Personen, die direkt betroffen sind, wie und wann am Tag sie sich zu dem Thema nochmal ausführlicher besprechen möchten. Unnötige Detailtiefe hat im CheckIn nichts verloren. Nach spätestens 20 Minuten sollte das CheckIn auf diese Weise auch abgeschlossen sein. Am Ende darf es gerne eine Abschlussrunde geben mit einem Ausblick auf den Tag, einem gemeinsamen Tagesmotto, einem Song der zum Tag passt oder irgendeinem anderen Ritual, das zur Teamdynamik positiv beiträgt. Achtung: Findet ein CheckIn am Anfang einer Woche statt, darf es gerne bis eine Stunde gehen; dann kann man zusätzlich zum Tag auch einen Ausblick auf die ganze Woche geben.
Was passiert im CheckOut?
Im CheckOut sagen sich alle Teilnehmenden Tschüss. Der CheckOut ist dazu da, gemeinsam den Feierabend einzuläuten. Man schaut auf die Tagesziele, evaluiert was geschafft wurde und was nicht, wo offene Fragen und Hürden aufgetaucht und an welcher Stelle womöglich neue ToDos entstanden sind. Im CheckOut wird aufgeräumt, sodass am nächsten Vormittag mit dem nächsten CheckIn ohne Reibungsverluste ein neuer Tag beginnen kann. In einer Abschlussrunde ist Platz für persönlcihes Feedback. Im Uhrzeigersinn sagen alle Teilnehmenden im Format „I like / I wish“, was sie am heutigen Tag besonders gut fanden und was sie sich anders gewünscht hätten. Die moderierende Person achtet darauf, dass dabei alle Teilnehmenden konstruktiv bleiben. Es ist okay, Dinge zu kritisieren wenn sie suboptimal gelaufen sind, aber schön ist, wenn man das mit einem Vorschlag verbindet, was man sich stattdessen wünscht, wenn so eine Situation das nächste Mal aufkommt. Der CheckOut endet mit einem Teamrutial – das kann ein gemeinsames In-die-Hände-klatschen sein, ein virtuelles Zuprosten mit einem Kaltgetränk, oder vielleicht darf auch jedes Mal ein anderes Teammitglied ein Musikvideo im Desksharing-Modus abspielen. Achtung: Findet ein CheckIn am Ende einer Woche statt, darf es gerne bis eine Stunde gehen; dann kann man zusätzlich zum Tag auch einen Rückblick auf die ganze Woche unternehmen.
Goldene Regeln für CheckIns und CheckOuts
- CheckIns und CheckOuts finden am Besten per Videokonferenz statt. So kann man sich im Team zumindest zwei Mal am Tag sehen
- Die optimale Größe für ein CheckIn und CheckOut sind fünf bis zehn Personen, deren Jobprofile Schnittmengen miteinander haben. Ist das Team tatsächlich größer, sollte es sich für die CheckIns und CheckOuts aufsplitten, wobei die Zusammensetzung der einzelnen Teil-Teams von Woche zu Woche variieren kann.
- Timing ist essentiell! Damit die CheckIns und CheckOuts nach jeweils 20 Minuten beendet sind, ist die Redezeit pro Person und Redebeitrag auf je eine Minute beschränkt.
- Für die Zeit des CheckIns und CheckOuts suchen sich alle Teilnehmenden eine ungestörte Umgebung. Tritt eine technische oder akustische Störung bei einem Teilnehmenden auf, verlässt diese Person umgehend die Konferenzschaltung bis die Störung behoben ist, damit nicht das gesamte Team aufgehalten wird
- Ein CheckIn und CheckOut braucht eine Moderation. Das kann ein interner Moderator oder eine Moderatorin sein, eine Rolle die im Team rotiert, oder ein externer Coach mit Supervisions- und/oder Mediationserfahrung.
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