Mit der rasanten Ausbreitung des Corona-Virus wächst die Bereitschaft von Unternehmen, ihre Mitarbeitenden im Home Office arbeiten zu lassen. Was für viele Teams klassischer Branchen komplettes Neuland ist, praktizieren wir in der Innovationsagentur D.Network schon seit einem Jahr erfolgreich. Dabei haben wir über die Zeit hinweg einige Erfahrung sammeln können, welche Elemente dazu beitragen, dass ein Homeoffice gelingt und nicht zum Frust für alle Beteiligten wird. Hier sind meine zehn Tipps für ein gelingendes Homeoffice.

1. CheckIn und Zieldefinition

Homeoffice bedeutet nicht, dass jeder dann anfängt zu arbeiten, wann er oder sie grade will. Um auch beim Homeoffice ein Teamgefühl entstehen zu lassen, empfiehlt es sich, im Videocall oder einer Telefonkonferenz ein gemeinsames CheckIn zu machen. Im CheckIn startet man gemeinsam in den Tag, man tauscht sich über die aktuelle Stimmungslage im Team aus und darüber, woran man heute arbeiten möchte. Auch sollte man beim CheckIn besprechen, was die gemeinsamen Ziele für den Tag sind. Ein Team-CheckIn muss nicht länger als 15 Minuten dauern, ist aber als Ritual fürs Homeoffice nicht zu unterschätzen (hier mehr Infos zum CheckIn).

2. CheckOut und Evaluation

So wie ein Tag mit dem CheckIn beginnt, endet er mit einem CheckOut. Hier findet ein Team einen gemeinsamen Abschluss. Im CheckOut wird Bilanz gezogen: Was lief gut, was hätte besser laufen können? Welche ToDos des Tages wurden erfolgreich erledigt? Welche nicht, und warum? Auch wird ein Ausblick auf den nächsten Tag gewagt: Womöglich ergeben sich aus erledigten Aufgaben ja Folgeaufgaben, oder neue offene Fragen. Wichtig ist auch, im CheckOut die gemeinsamen Erfolge zu feiern. Wenn schon Kneipen leer bleiben, dann kann man sich ja virtuell zuprosten (hier mehr Infos zum CheckOut).

3. Transparentes Projektmanagement

Alle CheckIns und das gemeinsame Brainstorming von Tageszielen bringen nichts, wenn diese Ziele nicht transparent für alle Teammitglieder visualisiert werden. Eine simple gemeinsame ToDo-Liste in einem Online-Dokument ist die halbe Miete: Hier wird festgehalten, welche Aufgaben für heute anstehen, was diese Aufgaben alles beinhalten und wer dafür verantwortlich ist. Ein auf diese Weise transparent gemachtes Projektmanagement stellt sicher, dass alle Teammitglieder an einem Strang ziehen können und den Blick fürs große Ganze nicht verlieren. Fortgeschrittene können mit einem Kanban-Board arbeiten; absolute Profis nutzen Scrum-Ban.

4. Arbeits- und Abstimmungsphasen

Dank Konferenz-Software können auch im Homeoffice alle Mitarbeitenden stets miteinander verbunden sein. Sollten sie aber nicht! Ein Homeoffice gelingt, wenn klar unterschieden wird zwischen Arbeits- und Abstimmungsphasen. In Abstimmungsphasen wird miteinander gesprochen, gerne auch per Video. In Arbeitsphasen werden Sachen erledigt. Dafür muss nicht jeder mit jedem verbunden sein. Manche Dinge schaffen sich schneller weg, wenn jeder für sich arbeitet.

5. Timeboxing statt Multitasking

Multitasking ist ein Gerücht. Wer ständig zwischen Textdatei, Excel-Sheet, Emailprogramm, Facebook und Programmierkonsole hin- und herwechselt, der verbringt viel zu viel Zeit damit, sich immer wieder auf die neue Aufgabe zu fokussieren. Besser ist, sich Zeitfenster von 15 bis 60 Minuten Dauer zu setzen, in denen wirklich ausschließlich auf eine Aufgabe fokussiert wird. Für den Fokus förderlich ist auch, die Benachrichtigungen auf dem Desktop und vor allem auf dem Smartphone zu deaktivieren. Mit einem vernünftigen Timeboxing werden auf diese Weise nicht alle Aufgaben gleichzeitig, sondern eine Aufgabe nach der anderen abgearbeitet – und das im Idealfall in einer abwechslungsreichen Aneinanderreihung.

6. Plan B

Ehrgeizige Ziele sind klasse! Wer sich 60 Minuten nimmt, um die Steuererklärung zu erstellen, der arbeitet mit einem klaren Zeitfenster, ist fokussiert und zielstrebig. Was aber, wenn nach 60 Minuten das Ziel noch nicht erreicht ist? Dafür braucht es einen Plan B. Der kann heißen „Zack fertig“ (Steuererklärung so einreichen wie sie nach 60 Minuten eben ausssieht), „Vertagen“ (wird für morgen auf Wiedervorlage geschalten), „Outsourcing“ (geht so, wie sie nach 60 Minuten eben aussieht, weiter zum Steuerberater) oder „Kapitulation“ (Steuererklärung fertigzustellen ist unmöglich, die Aufgabe wird von der Todo-Liste gestrichen). Welcher Plan B im Einzelfall am meisten Sinn ergibt, entscheidet sich nach gesundem Menschenverstand – aber bereits in dem Moment, in dem das Ziel formuliert worden ist.

7. Zeitmanagement bei virtuellen Meetings

Meetings sind der größte Zeitfresser in jeder Organisation, weil sie nicht nur die Zeit einer Person, sondern gleich aller Teilnehmenden auf einen Schlag fressen. Das gilt noch klarer für virtuelle Meetings, weil die Gefahr besteht, dass alle durcheinander reden, dass auf Grund von technischen Problemen nicht jeder alles von allen versteht, oder weil nonverbale Kommunikation nicht wirklich funktioniert. Umso wichtiger ist ein gutes Zeitmanagement! Kein virtuelles Meeting sollte ohne eine vorher vereinbarte Tagesordnung vonstatten gehen. Diese Tagesordnung sollte berücksichtigen, welcher Tagesordnungspunkt wie viel Zeit auf der Agenda hat – und, was nach Ablauf der Zeit passiert. Ist die Zeit abgelaufen, kann der Topic in eine eigene Taskforce zurück gespielt werden, via Mehrheit abgestimmt oder auf das kommende Meeting verschoben werden. So oder so: Es ist wichtig, im Meeting einen Topic nicht endlos weiter zu diskutieren, sondern im Zeitmanagement einen Plan B zu haben –> vgl. Punkt 6.

8. next level Videokonferenz

Der Vorteil von einer Video- zu einer Telefonkonferenz ist, dass die Videokonferenz zusätzlich zur Audio-Spur noch eine Videospur mitliefert. Warum also nicht diesen Vorteil produktiv nutzen? Per Handzeichen ist es möglich, eine ganze Reihe unterschiedlicher Gesten zu machen und damit Dinge zu signalisieren, ohne die sprechende Person zu unterbrechen. Das kann sein: Eine Wortmeldung und die eigene Position in der aktuellen Redner*innen-Liste, eine Zustimmung, eine Kritik, das Zeichen für „Fass dich kürzer!“ oder auch ein Vorschlag zur Geschäftsordnung.

9. Zuhause ist es doch am Schönsten

Homeoffice hat auch sein Gutes! Das wissen Freelancer und deshalb entscheide auch ich mich an ungefähr der Hälfte meiner Arbeitstage ganz bewußt gegen den Coworking Space und für das Homeoffice. Denn wenn man sich seinen Tag mit Timeboxing in Zeitfenster unterteilt, dann können sich Arbeits- und private Zeitfenster selbstverständlich auch abwechseln. Also: 60 Minuten für die Steuererklärung, dann 30 Minuten netflix&chill, 45 Minuten Call mit dem Kunden, 30 Minuten Kochen und Essen, 15 Minuten für die Wäsche, 30 Minuten um diesen Blogbeitrag zu schreiben und danach 60 Minuten Joggen gehen.

10. Tools

Für Videokonferenzen empfehle ich Google Hangout oder Blue Jeans. Telkos gehen gut mit MeetGreen. Für Kommunukation in größeren Teams gibt es Slack, Projektmanagement mache ich in Trello und kollaborativ in Dokumenten arbeiten kann man hervorragend in Google Drive.