Arbeiten Teams an einem Problem, sieht das oft so aus: Während ein Großteil noch damit beschäftigt ist zu verstehen worum es überhaupt geht, kennt irgendwer schon die Lösung. Dieser Vorschlag wird aber sogleich auseinandergenommen, denn „wo kämen wir denn da hin?“ und „das wird nie funktionieren.“ So wird munter durcheinander geredet, solange, bis die ersten Teammitglieder auf Toilette verschwinden oder eine rauchen gehen. 

Um das zu verhindern, braucht ein Team einen Prozess, an dem es sich orientieren kann. Generell gilt die Faustregel: Irgendein Prozess ist besser als kein Prozess, wenn man ein Team dazu befähigen will wirklich zusammenzuarbeiten. Denn wer ein Problem lösen will, der durchläuft konvergierende und divergierende Phasen. Beides ist gleichermaßen wichtig, aber für beides gelten unterschiedliche Regeln. In divergierenden Phasen ist Offenheit und Neugier sehr wichtig. Wird ein Problem exploriert, beispielsweise durch qualitative Interviews unter den Stakeholdern und Betroffenen-Gruppen, tut man gut daran, alle Informationen aufzusaugen wie ein Schwamm, und dabei vorurteilsfrei alles zu sammeln was irgendwie interessant erscheint. Gleiches gilt für die Ideenentwicklung: Im Brainstorming ist Kritik erstmal tabu. Es gilt: Je mehr Ideen, desto besser. Und je verrückter eine Idee, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass ein Dark Horse darunter ist, ein Champion mit anfangs völlig unterschätztem Potential. Konvergierende Phasen hingegen erfordern messerscharfen Verstand. Es gilt, ein System hinter einer Vielzahl von Informationen zu erkennen, die Spreu vom Weizen zu trennen und einen neuen Fokus zu finden – beispielsweise bei der Neuformulierung einer Fragestellung, oder beim Herausfiltern einer Kernfunktion.

Divergierende und konvergierende Phasen mit ihren jeweils eigenen Regeln kann ein Team aber nur dann erfolgreich durchlaufen, wenn sich alle Teammitglieder gemeinsam in der gleichen Phase befinden. Design Thinking mit seinen sechs Prozess-Schritten – Verstehen, Untersuchen, Definieren, Ideenfindung, Prototyping und Testen – liefert nicht nur irgendeinen Prozess sondern meiner Meinung nach sogar einen, der eine Menge Sinn ergibt. Die ersten drei Prozess-Schritte fokussieren sich auf das Problem, während in Schritt vier bis sechs die Lösung entwickelt wird. Je nach Persönlichkeitstypus sind Teammitglieder aber in den einzelnen Prozess-Schritten unterschiedlich begabt (vgl das Modell Full Circle Leadership von Enspiral) und werden sich daher unterschiedlich stark einbringen. Einen klar definierten Prozess vor sich zu haben, erlaubt es aber jedem, alle Prozess-Schritte auszuhalten. Selbst Teammitglieder vom Persona-Typus „Dreamer“, „Hacker“ oder „Perfectionist“ können sich in den problemfokussierten Phasen mit ihren Lösungsideen zurückhalten, eben weil sie wissen, dass sie ihre Stärken in jedem Fall in späteren Prozess-Phasen ausspielen können.

Um sich erfolgreich durch den Prozess zu navigieren, hilft dem Team ein externer Moderator. Im Design Thinking ist das der Coach, im Scrum ist es der Scrum-Master. Erfahrenere Teams können sich aber auch bis zu einem gewissen Grad selbst moderieren. Eine Visualisierung des Prozesses, beispielsweise in Form eines Plakates an der Wand, kann dabei helfen, ebenso ein Post-It in Form eines Pfeils, der stets für alle sichtbar anzeigt, in welchem Prozess-Schritt man sich gerade befindet. Rituale sowie regelmäßige CheckIns und CheckOuts geben zusätzliche Orientierung insbesondere beim Beginnen und Beenden eines einzelnen Prozess-Schrittes.