Aufgabenverteilung: VW-Bus und Ferrari

von | Aug 10, 2020 | Organisationsberatung, Organisationsentwicklung, Projektmanagement

Manche Menschen machen viel. Weil sie eine schnelle Auffassungsgabe haben, Workaholics sind, gerne Nächte durcharbeiten oder das aktuelle Projekt ganz oben auf ihrer Prioritätenliste steht. Für Kolleg*innen mit weniger Kapazitäten kann das beängstigend wirken, droht ihnen doch der Verlust von Einfluss und Mitbestimmung. Die Macher ausbremsen sollte man trotzdem nicht. Mit den richtigen Methoden kommt auch ein Team gemeinsam ans Ziel, von dem manche Mitglieder in gemütlichen VW-Bussen, andere in Ferraris unterwegs sind.

Wer macht, hat Macht. Dieses Bonmont bringt es auf den Punkt: Wer in einem Projekt viel Verantwortung übernimmt und viel wegschafft, der übt natürlich auch viel Einfluss auf das Ergebnis aus. In meinem alten Team vom D.Collective, dem Alumni-Verein der HPI School of Design Thinking, wurde das als großes Problem wahrgenommen. Besonders Mitglieder wie die Yoga-Lehrerin und DJane Katharina von Sohlern oder der berlinbekannte Aktivist Thomas Lehnen hatten große Sorge, dass im Verein ihr eigenes Wort immer weniger Gehör finden würde. Die beiden waren häufig tage- und wochenlang auf Festivals unterwegs, die Projekte hingegen entwickelten sich ohne ihr Zutun weiter. In einer von vielen Krisensitzungen wurde für diese unterschiedlichen Kapazitäten schließlich folgende Lösung gefunden: Kein Vereinsmitglied durfte sich künftig mehr als vier Stunden pro Woche im Verein engagieren. Es war eine Lösung, die letztlich zur Auflösung des Vereins beigetragen hat.

Und es war ja auch Quatsch: Wenn da Personen voller Tatendrang sind, die die Ressourcen und die Energie haben, ordentlich was wegzuschaffen, dann ist das ein Traum für jedes Projekt und jede Organisation. Niemand sollte Menschen daran hindern, sich aktiv einzubringen – es sei denn, sie tun das Falsche. Sicherzustellen, dass alle am selben Strang ziehen, auch wenn sie es mit unterschiedlicher Intensität tun, ist hingegen das Erfolgsrezept. Im D.Network, der Organisation die ich gerade noch rechtzeitig aus dem D.Collective-Verein ausgründen konnte, nutzen wir hierfür einen von Scrum inspirierten Prozess. Wir arbeiten in Sprits von je drei Monaten Dauer. Am Anfang eines Sprints verständigen wir uns auf die Sprint Goals, also die Ziele, die wir mit der Organisation erreichen wollen. Hier prüfen wir auch die Arbeitsaufteilung abhängig von den verfügbaren Kapazitäten der Teammitglieder. Während des dreimonatigen Sprints hingegen kommen wir ins Machen, und zwar jeder mit so viel Power wie es ihm oder ihr möglich ist.

Vertrauen statt Verbote

Angst davor, überrannt zu werden oder den Anschluss zu verlieren, muss in einem solchen Modell niemand haben. Denn die gemeinsamen Ziele, die am Ende des Sprints erreicht werden sollen, haben wir ja gemeinsam bestimmt. Mit Hilfe des Delegation Poker haben wir außerdem definiert, bei welcher Tragweite von Entscheidungen das gesamte Team konsultiert werden muss. So kann innerhalb der eigenen Projekte weitgehend jede Person selbst entscheiden. Niemand hingegen könnte eigenständig einfach das D.Network umbenennen oder den Zweck des Unternehmens ändern. Solche Entscheidungen mit großer Tragweite treffen wir gemeinsam, allerdings auch hier konstruktiv mit dem Ansatz des Systemischen Konsensierens.

Organisationen, die diesen Ansatz bei sich selbst ausprobieren wollen, können sich je nach Workload und je nach Komplexität der aktuellen Situation auch für eine kürzere Sprint-Dauer entscheiden, üblich sind eine Woche, 14 Tage oder ein Monat. Wichtig ist, am Ende des Sprints zu evaluieren: Welche der Vorsätze wurden erfolgreich eingehalten? Welche nicht, und warum nicht? Denn nur, wenn eine Organisation in der Lage ist, von einem Sprint zum nächsten dazuzulernen, können die Teammitglieder miteinander wachsen. Gemeinsames Wachstum wiederum schafft Vertrauen. Und wenn Menschen sich vertrauen, dann gibt es gar keinen Grund mehr, einander zu verbieten, mehr als vier Stunden pro Woche für etwas zu arbeiten, das ihnen am Herzen liegt.

Titelbild (c) Martin Kallur (IG: @mkallur) on Unsplash

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